北京科怡档案管理系统用于机关、单位、公司的各种电子化档案管理，比如电子文件、电子图片，可以管理组卷档案，也可以管理单个档案，档案类别支持四级分类。好用电子档案管理系统的档案字段和卷内明细字段可以按自己的需要自定义，可以增加新字段，也可以改变字段名称，字段名称和字段数量可以不同。
档案管理系统的主要功能一、 支持档案著录、档案检索、档案统计、原件的批量扫描与批量挂接、档案借阅、鉴定销毁、查档收费，系统管理等功能，使软件醉大限度的满足用户各方面的需求。
二、 系统支持多种外设的连接。如打印机、扫描仪、密集架等设备都可以和软件实现连接，使软件的功能更全面。
三、 系统预留有接口，可以和单位办公软件实现有效对接，把办公软件中的公文和业务数据抽取到档案软件中自动组卷，避免档案数据的二次录入。
四、 系统支持在线自动升级。软件在启动时，根据检测到的升级信息，自动升级程序，免除用户手工升级的麻烦。
1. 档案著录：
1) 支持文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等多种档案数据的录入；
2) 支持卡片式与列表式，两种著录方式；
3) 支持键盘的快捷键操作，对信息快速的进行增、删、改、查等操作；
4) 支持自动组卷与人工调整案卷，方便的对案卷进行干预和调整；
5) 支持电子原件转化成电子案卷。方便在线查看与下载，减少了对纸质档案的损害，也可有效防止人为篡改；
6) 支持筛选相同数值。
2. 档案检索：
1) 支持案卷级与文件级的多种检索方式，能够使用户查档变得更轻松、快捷。
2) 可以利用关键字进行全文检索；
3) 支持定义多个条件进行高级检索；
4) 为方便普通用户检索不涉密档案，益友档案管理系统特提供Web方式的检索界面，从而使普通用户不必登录系统也可检索档案数据；
5) 可以根据用户实际需求定制特殊检索方式。
3. 系统统计：
1) 可以对档案数据进行精确到件的统计；
2) 提供列表式与直方图等统计形式，使复杂的统计数字形象化、直观化；
3) 支持统计结果的导出与打印功能。
4. 报表打印：
1) 支持自动生成封面、目录备考表、脊背、卡片等报表；
2) 所有的报表均依照相关规范制作而成；
3) 支持用户自定义报表的打印范围。
5. 原件管理：
1) 支持文档、图片、视频、音频等不同格式的载入与储存；
2) 支持原件批量扫描与批量挂接，极大地提高了档案扫描和原件挂接的速度；
3) 原件扫描后可以直接用本软件编辑；
4) 数据的导出。
6. 系统管理：
1) 支持多全宗管理，形成市局和各县区统一的档案数据库。通过业务专网，实现全市业务数据的共享，不仅使工作效率进一步提高，而且也便于市局对各县区档案工作的监督检查；
2) 支持多用户的权限设置。按照科室、类目分开设置管理权限，系统稳定，安全系数高；
3) 根据不同用户单位的业务需求，实行大、中、小型各种规模的网络数据库管理，建立统一的档案数据库，数据传输过程进行加密，自动保存海量数据结果，保证档案数据的安全性。此外，通过角色.和权限设置的方法，划定各级管理人员对系统的管理范围。
4) 基础数据的维护等。 档案管理工作流程：
一、立卷归档
档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。
二、借阅
1、本单位人员借阅档案
由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
2、外单位人员查阅档案
查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
三、收集、交接、整理、统计工作
1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整
2、兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷
3、次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）
4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导
5、兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷
6、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案
7、档案室对案卷进行分类、整理
8、编制档号
9、编制案卷目录等各种检索工具
10、入库
11、做好档案的统计、保安
12、开展档案的利用
13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工
四、鉴定销毁
档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。如果您打算使用一套档案管理软件、打算进行档案整理或档案扫描，那科怡公司是您不错的选择；我们将以专业的技术为您提供服务。
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